A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO DOS CEOS

Como os CEOs administram o próprio tempo? Este foi o tema do artigo publicado na Harvard Business Review – edição de Julho-Agosto/ 2018 (1), por Michael Porter e Nitin Nohria, ambos da Harvard Business School, professor e reitor, respectivamente. Porter e Nohia realizaram um estudo para examinar detalhadamente o uso do tempo do executivo principal no topo das grandes organizações: foram 27 CEOs (duas mulheres e 25 homens), de empresas com faturamento anual de cerca de U$ 13 bilhões. Assistentes dos CEOs foram treinados para fazer registros codificados de suas rotinas, em blocos de 15 minutos. Foram 60.000 horas, cobrindo-se 24 horas diárias, 7 dias na semana, durante três meses.

Quanto tempo gastam os CEOs em atividades de trabalho? São 9.7 horas diárias. Trabalham em 79% dos fins de semana, cerca de 3,9 horas por dia; e em 70% das férias, cerca de 2,4 horas por dia.

Os CEOs passam cerca de 47% do tempo no escritório. O resto é gasto em visitas a outras instalações da companhia, viagens, reuniões externas e em casa. Dormem 6,9 horas por dia. E usam 9% do tempo pessoal para exercícios físicos: cerca de 45 minutos diários.

Interações Face-a-Face x E-mails

• CEOs gastam 61% do tempo de trabalho em interações face-a-face, 15% no telefone ou lendo/respondendo correspondências escritas, e 24% restantes em comunicações eletrônicas (e-mails, etc.).
• Interações face-a-face representam o melhor instrumento para o CEO exercer influência, conhecer melhor o que está ocorrendo e delegar. Ajudam o CEO a dar o melhor suporte e orientação às pessoas que trabalham mais próximas dele. A forma como o CEO interage face-a-face indica quem e o que é importante.
• Teoricamente os e-mails ajudariam os líderes a evitar a perda de tempo com certas reuniões presenciais e aumentar a produtividade. Porém, muitos consideram os e-mails ineficazes e roubadores de tempo. CEOs são frequentemente copiados simplesmente para tomar conhecimento (FYI), mas, muitas vezes, sentem-se pressionados a responder de modo a não parecer indelicados.
• A organização precisa estabelecer critérios sobre os e-mails que o CEO deveria receber e responder.
• Alguns CEOS começaram a usar videoconferência como alternativas às reuniões presenciais.

Reuniões Mais Curtas e Eficazes: Formais e Informais

• CEOs precisam rever regularmente os critérios de sua participação em reuniões e delegação.
• Reuniões duram em média uma hora para 32% dos CEOs. Eles acham que esse tempo poderia ser reduzido em 15 a 30 minutos. São úteis as seguintes diretrizes: ter agenda clara; minimizar repetições, e ter participantes previamente preparados.
• Cerca de 42% das reuniões ocorrem com uma única pessoa e 21% com grupos de cinco pessoas. Com grupos maiores (50 ou mais) não são frequentes: representam 5% das situações.
• Cerca de 75% das reuniões foram previamente agendadas: 51% por iniciativa do CEO. É importante que o CEO deixe mais tempo livre para interações espontâneas (representam 25% do tempo nesse estudo).

Maior Desafio: Mais Tempo para os Clientes

• CEOs surpreenderam-se ao saber que gastam apenas 3% do seu tempo com clientes: menos do que com consultores.
• CEOs consideram que os clientes são relevantes fontes de informações sobre o progresso da empresa, tendências do setor e a concorrência.
• CEOs de varejo percebem os benefícios de fazer visitas de surpresa às lojas e conversar com clientes.

Esta investigação dos dois professores de Harvard mostram que embora vivamos as facilidades da veloz era digital os desafios de administração do tempo do executivo parecem ser perenes. Há 50 anos, Peter Drucker já ensinava: “Líderes eficazes, pelo que tenho observado, não começam pelas suas tarefas. Começam pelo seu tempo: buscam saber onde ele é realmente empregado. Depois tentam controlar o tempo e cortar as demandas improdutivas.” (2)

(1) https://hbr.org/2018/07/the-leaders-calendar#how-ceos-manage-time
(2) The Effective Executive, 1967